Отчеты – насколько тяжко?

[vkryukov]

Оригинал взят у moisav в Отчеты – насколько тяжко?

Так как на днях я отправил последний отчет (“Династия”) то задумался, на сколько время убивается и что можно сократить. И, на удивление, получается, что и времени не так уж и много, да и сокращать почти нечего (за одним неприятным исключением, о котором ниже).
Итак, в этот раз год закончился такими отчетами:

1) Программа ОФН под общим названием “Активные процессы и стохастические структуры во Вселенной». Это дополнительное финансирование приходящее в институт “под науку”, обычно половина этих средств идет в распоряжение замдиректоров по науке (т.е. по телескопам БТА и РАТАН-600) , вторая половина делится между ответственными исполнителями (не обязательно завлабами), которые тратят их на текущие нужды коллектива (командировки, оборудование, доплаты инженерам и тп). Деньги небольшие, но полезные. Отчет не напрягает, как выполненные пункты вставляю просто абстракты вышедших по этой (весьма широкой) тематике статей, плюс 1-2 пункта связанных с методическими разработками (наблюдения, программы и тп), список публикаций и конференций. Плюс картинка с наиболее красивым результатом и пояснением. Думаю, что в сумме больше полутора часов потратить на это сложно. Отсылаю куратору, а он (ныне - она) формирует из этого общий отчет по программе. Обычно это делается еще в ноябре, а в этом году – в конце октября (в связи с завершением тематики).
2) В середине декабря наступает время дедлайна годового отчета по работе. Беру отчет по ОФН, при необходимости добавляю еще абстракты статей (уже по всем темам), обновляю список литературы, детальное расписываю тип докладов на конференциях, а также пункты «Сотрудничество с вузами», « Перечень программ, грантов, договоров, контрактов». В последнем случае — просто чуть редактирую данные из отчета прошлого года. Отсылаю все завлабу, далее идет в отчет лаборатории и института. Все это занимает максимум один вечер.
3) Будучи секретарем институтского семинара отсылаю краткий отчет-записку ученому секретарю — сколько было семинаров, гостевых докладов. Трачу на это минут 10-20.
4) Как ответственный за метод наблюдений я должен непосредственно отчитываться перед замдиректром по БТА. Поскольку все вопросы мы и так решаем в рабочем порядке, то отчет я использую в основном только как повод заявить в письменной форме о случившихся неисправностях и указать на необходимость обновления оборудования :) Пара страниц и полчаса времени, так как список проблем и так веду в течение года.
5) Как раз подходит время отчета по инициативному проекту РФФИ. Здесь в сумме уходит рабочий день (обычно растягиваю на несколько вечеров), в основном из-за необходимости нудно копировать данные о статьях в многочисленные формы и тщательно проверять смету. Раздражает необходимость писать все асбтракты по-русски, но для основных статей они уже есть в отчете о годовой работе.
6) Грант кандидата наук фонда «Династия». Копирую из годового отчета наиболее внятные и понятные результаты, литературно их обрабатываю + копирую список конференций и публикаций. На весь отчет уходит часа полтора, с учетом времени затраченного на распечатку копий статей и проверки присутствия в них благодарности фонду. Реально проблема уместить все в положенные «максимум три страницы»

Чтобы все перечислить у меня ушло больше времени, чем на небольшой отчет. Но в целом видно, что во-первых, многое легко собирается методом copy/paste, во-вторых, в сумме тратится ну пара рабочих дней, при этом основное время съедают не отчет по работе как таковой, а отчеты за конкретные дополнительные деньги (ОФН, РФФИ, «Династия»). Что же до рабочего отчета, то конечно, все мои публикации можно найти в сети, но во-первых иногда полезно указать на что-то, еще не вышедших, во-вторых, я считаю вполне логичным ставить своего завлаба в курс того чем и с каким успехом занимаюсь (раз уж работаю в данной лаборатории) , а в-третьих , часть этой информации служит основной для отчета института, который у нас издается на двух языках, красиво выглядит и хоть как-то, но служит пропаганде наших достижений (как минимум — подарить можно) . Конечно, статьи в этот отчет надо еще обрабатывать и редактировать, но в основе все равно в большинстве абстракты статей.

Но вся эта идиллия была до того момента, как мы выиграли лот ФЦП «Кадры». Вот здесь уже нет никакой логики. Мало того, что срок отчета — не в конце года, но и копи-паст здесь не поможет. Чиновники требуют объем, десятки страниц текста по каждому пункту, при этом строгое соответствие с годовым плана — если сказано, «провести исследовать», значит — оно должно быть проведено невзирая на объективные отклонения ( в наших условиях — могло просто неповезти с погодой при наблюдениях, зато что-то другое отнаблюдали не менее интересное). Наличие статей с результатами — здесь дело третьестепенно, те они должны быть, но не больше и не меньше, чем заявлено в «показателях». Приходится тратить уйму сил и времени, чтобы это были не страницы бреда (врать у меня не получается), а что-то осмысленное. Большинсто статей — на английском и просто так их в отчет не скопировать (да и копирование из TEX в WORD - та еще морока). Потом это надо согласовать с куратором программы, неделю созваниваться-переписываться, собирать кучу подписей и отправлять с кем-то за полторы тыщи верст в Москву. И если на отчет РФФИ, я, руководитель коллектива из 6 человек трачу пару неполных дней, то отчет по ФЦП за группу из 10-12 человек готовят два кандидата и два доктора наук, тратя на это чуть ли не месяц (кто больше, кто меньше) времени, не говоря уж о нервах. Ну, а о том, насколько это компенсируется объемом финансирования — как нибудь в следующий раз.

Оригинал взят у andreism в РАН, размышления

В связи с последними событиями я прочитал много статей, комментариев, ругани на тему надо ли реформировать Академию, и главное как ее реформировать. И понял, что у нас оказывается есть столько знатоков того, как надо реформировать, зачем и почему, что надо только дать им порулить и все получится!

На самом деле, все не так просто. Я не буду здесь писать мнение о реформе и реформаторах, все это я уже писал раньше. Просто отмечу свой опыт взаимодействия с Президиумом и МОНом. Поскольку моя научная карьера сложиласть так, что сейчас я больше администратор нежели ученый, то и буду писать с точки зрения администратора. Итак, работа с Президиумом. Каждый год я подаю заявку на получение одной из программ Президиума. Заявка состоит из 10-15 страниц напечатанных 12 шрифтом + некоторые дополнительные бумаги (курсы лекций, программа конференции и т.п.). Программу мы (не я - Институт) выигрываем и потом по ней отчитываемся. Отчет занимает те же 10-15 стр. Заявка пишется в декабре, деньги, если программа выиграна, поступают, начиная с апреля (в удачном варианте) и заканчивая июлем (в неудачном случае).
Работа по выигрышу ФЦП от МОН. Сначала МОН объявляет конкурс. Посмотрев на документацию, понимаешь, что правила игры в очередной раз изменились и все оформление, которое можно было бы использовать надо менять. Дальше пишется содержательная часть и оформляются все документы. Вся заявка состоит из примерно 150 страниц текста, из которых собственно содержательная часть (то, что предлагается по науке) занимает где-то 30 страниц. Зато надо дать календарный план, в котором нужно описать какие же результаты мы получим за 2(!) года работы. Ничего, что может (буду говорить о работе своего учреждения) аппарат не полететь - это никого не волнует. Написал в календарном плане, что должен быть результат - значит он должен быть. Хорошо. Дальше, положим, ФЦП выиграна. (Почему она выиграна или не выиграна, уровень остальных работ, из кого состоял корпус экспертов - все это тайна, покрытая мраком.) Что же происходит дальше? Надо сделать соглашение. Причем, монитор программы, сидящий по ту сторону телефона и е-мейла не может ответить ни на один вопрос, зато все требует (я не обобщаю, возможно, это мне попадались такие мониторы). Но вот, потратив месяц или два времени, мы подписали соглашение (задним, конечно, числом). Денег еще нет. Подходит время отчета. Денег еще нет. За месяц (в лучшем случае) до окончания отчета приходят деньги, которые над потратить здесь и сейчас. При этом поменять статьи расходов нельзя. Ок, все-таки потратили. Одновременно пишется отчет. Отчет - это песня. Министерство любит большие отчеты. Объем нашего среднего научного отчета 150 страниц. Выложили отчет в систему. Вы думаете его кто-то прочитал? Никто. Ни монитор, ни эксперты. Почему я говорю столь уверенно? Все очень просто. В одном из отчетов по ФЦП была допущена принципиальная ошибка (виноват, не заметил, хотя, возможно, был глюк системы). Так ее не заметил никто! Главно, что все оформлено по правилам и в соответствии с ГОСТОМ.
Вот теперь подумайте сами, где больше бюрократии и с какой организацией проще работать.
Отмечу только еще один момент. В прошлом году МОН перечислял гранты Президента (в декабре, уже фактически в последние дни подачи отчета). Так вот при подаче финансового отчета было сказано, что в качестве причины, почему не потрачены средства, писать, что средства слишком поздно поступили запрещено - отчет не будет утвержден. Пишите, что хотите, но только не это. Вопросы еще остались?

Comments

О, эти старые, добрые Кадры :-)

[nikolamsu.livejournal.com]

Это я сейчас работаю над отчетом по программе "Разработки..."
Настоящий ужас -- тут :-)